Parece que hay días en que se acumula el trabajo. Está claro que no es algo continuo, puedes pasarte semanas con un ritmo muy tranquilo y de pronto, en sólo dos días, encontrarte con varias cosas simultáneas que hay que sacar adelante, todas ellas de diferentes clientes y proyectos a los que quieres responder con el mismo nivel de calidad.

En vista de que el volumen de trabajo que tengo va previsiblemente en aumento, hace un par de semanas me senté a pensar cómo podría mejorar mi organización de tareas, ¿cómo priorizar? ¿bajo qué criterio? Os explico lo que he empezado a aplicar por si os sirve de ayuda.

Parto de los 3 conceptos extendidos en los criterios de “organización del trabajo”:

* Necesario. Una tarea que hay que hacer, quizás no hoy, ni mañana, pero que en un momento dado del futuro tendrá que estar hecha porque de ella dependen otras tareas.
* Importante. Algo que, además de ser necesario, tiene un gran peso.
* Urgente. Es algo que hay que hacer de forma rápida, aunque puede no ser importante, pero se hace ahora o ya no podrá hacerse.

Teniendo esto en mente (aunque luego en la práctica no es tan sencillo de aplicar) creo una hoja de PENDIENTES en mi libreta en la que, en columnas por proyectos/clientes, voy haciendo un listado de lo que tengo que hacer. Junto a cada tarea incluyo un indicador de la prioridad en otro color:

P1. Si la tarea tiene mucha prioridad, es decir, es urgente, necesaria e importante (aunque en ocasiones incluyo aquí tareas no demasiado importantes que sí son muy urgentes).

P2. Si la tarea es de prioridad media: necesaria pero algo menos urgente y, a menudo, menos importante (aunque en ocasiones puede que sea más importante que una tarea de P1 pero menos urgente).

P3. Si la tarea es de poca prioridad: necesaria pero poco urgente y a menudo poco importante.

FECHA. Si la tarea tengo que hacerla un día concreto.

[NADA]. En el caso de aquellas tareas que son deseables pero no necesarias.

C. Si la tarea está en curso pero no depende de mí (por ejemplo, estoy esperando respuesta).

Puede parecer una tontería hacer esta clasificación, pero es muy útil para esas veces en las que nos vemos con mucho trabajo y no sabemos por dónde empezar porque todo nos parece importante, urgente y necesario. Por suerte, y a pesar de la tan extendida frase “esto es para ayer“, todas las tareas pueden ordernarse por prioridades.

Pues lo dicho, espero que os sirva :)